Gia phả điện tử là gì? Cách lập gia phả dòng họ online

Gia phả điện tử là bản gia phả của dòng họ được lưu và xem trên mạng, thay cho cuốn sổ giấy chỉ nằm ở nhà thờ họ. Bài này giải thích gia phả điện tử là gì và từng bước lập gia phả cho dòng họ của bạn.

Nhiều dòng họ vẫn giữ gia phả trong một cuốn sổ chép tay, cất ở nhà trưởng tộc hoặc nhà thờ họ. Sổ giấy quý, nhưng con cháu đi làm ăn xa khó được xem, mỗi lần bổ sung người mới phải chép lại, và chỉ một lần ẩm mốc hay thất lạc là mất cả trăm năm ghi chép. Gia phả điện tử ra đời để giải quyết đúng những chuyện đó.

Gia phả điện tử là gì?

Gia phả điện tử là gia phả của dòng họ được ghi vào một hệ thống trên mạng: mỗi người là một hồ sơ (tên, đời thứ mấy, cha mẹ, vợ chồng, con cái, ngày sinh, ngày mất, nơi an táng…), các hồ sơ nối với nhau thành cây phả hệ. Con cháu mở điện thoại hoặc máy tính là xem được, không cần về tận nhà thờ họ.

Khác với một tệp Word hay bảng Excel tự làm, gia phả điện tử dành cho dòng họ thường có thêm:

• Phân quyền: Ban quản trị (trưởng tộc, người được giao) được sửa, con cháu được duyệt thì được xem.
• Ngày giỗ theo âm lịch tự tính sang dương lịch mỗi năm, để không ai quên ngày giỗ ông bà.
• Việc chung của họ: lịch luân phiên trông nom nhà thờ (thủ bổn), sổ quỹ họ, khuyến học.

So sánh gia phả giấy và gia phả điện tử

Gia phả điện tử không thay thế cuốn gia phả gốc. Bản gốc vẫn nên được giữ gìn trang trọng; bản điện tử giúp con cháu tiếp cận và cùng giữ gìn.

Cần chuẩn bị gì trước khi lập gia phả online?

1. Thống nhất trong họ: trưởng tộc và các chi đồng ý làm, cử một vài người phụ trách nhập liệu (Ban quản trị).
2. Gom tài liệu: sổ gia phả cũ, bia mộ, văn tế, giấy tờ, ảnh. Chụp ảnh rõ từng trang sổ gốc để lưu lại.
3. Hỏi các cụ cao niên: tên huý, thứ bậc, ngày giỗ, nơi an táng – những thông tin dễ mất nhất khi các cụ không còn.
4. Thống nhất cách ghi: tính đời từ cụ tổ nào, chia chi – phái ra sao, ghi ngày giỗ theo âm lịch.

Các bước lập gia phả dòng họ online

Bước 1. Tạo trang gia phả cho dòng họ

Chọn một nền tảng gia phả điện tử, đăng ký trang cho dòng họ, đặt tên (ví dụ “Tộc Nguyễn Hồng”) và người làm Ban quản trị. Nên chọn nền tảng mà mỗi dòng họ có trang và dữ liệu riêng, họ này không xem được dữ liệu của họ khác.

Bước 2. Nhập từ cụ tổ trở xuống

Bắt đầu từ đời thứ nhất, nhập lần lượt từng đời theo từng chi. Với mỗi người ghi tên, đời, cha mẹ, vợ chồng, ngày sinh, ngày mất (âm lịch), nơi an táng. Chưa rõ thì để trống, bổ sung dần – đừng đoán.

Bước 3. Mời con cháu vào xem và bổ sung

Gửi đường link hoặc mã QR của trang vào nhóm Zalo của họ. Con cháu đăng nhập, Ban quản trị duyệt. Mỗi gia đình tự kiểm tra phần nhà mình và báo chỗ thiếu, chỗ sai – cách này nhanh hơn nhiều so với một người nhập hết.

Bước 4. Đưa việc chung của họ lên cùng một chỗ

Khi phả hệ đã ổn, đưa thêm lịch giỗ, lịch thủ bổn (phiên trông nom nhà thờ họ), sổ quỹ họ thu – chi công khai và danh sách khuyến học. Con cháu nhìn một chỗ là biết sắp tới giỗ ai, phiên ai trông nhà thờ, quỹ họ còn bao nhiêu.

Lưu ý để gia phả điện tử dùng được lâu dài

• Giữ quyền sửa ở ít người: nhiều người cùng sửa dễ chồng chéo; con cháu nên góp ý để Ban quản trị cập nhật.
• Tôn trọng riêng tư: số điện thoại, địa chỉ của người còn sống chỉ nên để con cháu đã duyệt xem.
• Ghi nguồn: thông tin lấy từ sổ gốc, bia mộ hay lời kể của cụ nào thì ghi chú lại để đời sau đối chiếu.
• Cử người kế nhiệm: Ban quản trị nên có từ hai người trở lên để việc không bị đứt khi một người bận.

Gia Phả Việt giúp được gì?

Gia Phả Việt là gia phả điện tử dành cho các dòng họ Việt: phả hệ nhiều đời, lịch âm – dương và ngày giỗ, lịch thủ bổn, thắp hương tưởng niệm, quỹ họ, khuyến học và nối tình thông gia giữa các họ (chỉ phần hai họ cùng đồng ý chia sẻ). Mỗi dòng họ một trang riêng, dữ liệu riêng; Ban quản trị duyệt con cháu vào xem. Dòng họ có thể dùng thử trước khi quyết định, và khi hết hạn dùng thì trang chuyển sang chỉ xem, dữ liệu vẫn giữ nguyên.

Câu hỏi thường gặp

Gia phả điện tử có thay được cuốn gia phả gốc không?

Không nên thay. Cuốn gia phả gốc vẫn cần được giữ gìn; gia phả điện tử là bản để con cháu ở xa cùng xem, cùng bổ sung và phòng khi bản giấy hư hỏng.

Ai được sửa gia phả điện tử của dòng họ?

Thường chỉ Ban quản trị do dòng họ cử được sửa. Con cháu được duyệt thì xem và góp ý để Ban quản trị cập nhật, tránh nhiều người sửa chồng chéo.

Ngày giỗ ghi theo âm lịch thì có tự đổi sang dương lịch không?

Gia phả điện tử có lịch âm – dương sẽ tự tính ngày dương lịch tương ứng mỗi năm, để con cháu biết trước ngày giỗ.

Dữ liệu dòng họ này có bị họ khác xem không?

Nên chọn nền tảng mà mỗi dòng họ có trang và dữ liệu riêng. Ở Gia Phả Việt, họ này không đọc hay sửa được dữ liệu của họ khác; thông gia chỉ chia sẻ phần hai họ cùng đồng ý.